Pengertian, Pencatatan dan Penggolongan Utang

UTANG DAN PENCATATANNYA

        Dalam membiayai operasi dan investasinya, suatu perusahaan tidak selalu memiliki dana yang cukup untuk merealisasikan rencananya tersebut. Perusahaan memang dapat memperoleh dana dari setoran modal pemilik. Jika setoran modal dari pemilik cukup untuk membiayai seluruh aktivitas perusahaan, maka perusahaan tidak membutuhkan tambahan dana dari luar. Akan tetapi, dana yang berasal dari pemilik tidak selalu cukup untuk membiayai operasi dan investasi perusahaan sehingga dibutuhkan sumber dana selain dari pemilik perusahhan. Sumber dana perusahaan selain dari pemilik adalah utang, yang dapat berupa untang usaha ataupun utang bank.

Tidak semua bentuk kewajiban merupakan utang bagi setiap perusahaan. Contohnya adalah kewajiban untuk memberikan layanan purna jual bagi sebuah perusahaan yang memberikan garansi purna jual bagi konsumennya.

Agar dapat dikelompokkan sebagai utang, kewajiban harus memiliki kriteria:

1. Jumlah nominalnya jelas
    Ini berarti hutang tidak dapat didasarkan pada tafsiran besarnya kewajiban yang harus dibayar dimasa mendatang.

2. Pihak penerimanya jelas.
     Pihak penerima uang atau barang atau jasa yang akan diberikan perusahaan dimasa mendatang harus diketahui dengan pasti. Kewajiban yang tidak diketahui pihak penerimanya, seperti garansi purna jual, tidak dapat dikelompokkan sebagai hutang.

3. Berdasarkan transaksi yang telah terjadi dimasa lalu
     Hutang tersebut timbul akibat transaksi dan kesepakatan legal yang telah terjadi, bukan karena suatu niat baik atau kewajiban sosial.

PENGELOMPOKKAN HUTANG

   Hutang dapat dikelompokkan kedalam beberapa jenis utang berdasarkan kategori yang diciptakan, seperti :

a. Berdasarkan Jenis aktivitas transaksi yang dilakukan dan menjadi penyebab munculnya utang, maka utang dapat dikelompokkan menjadi:

1. Utang Usaha, Yaitu utang yang berasal dari transaksi pembelian barang dan jasa dalam dagang yang dilakukan secara kredit akan menghasilkan utang usaha bagi perusahaan. Pencatatan utang usaha biasanya hanya didasarkan pada nota, kwitansi, atau faktur.
     

     Sebagai contoh, PT. DoMiNo adalah distributor DVD Player Merek “Akira” . pada tanggal 11 mei 2012, perusahaan tersebut membeli 100 unit DVD player dengan harga Rp. 300.000/unit. Atas transaksi tersebut PT. DoMiNo diberi kesempatan untuk membayar dalam tempo 45 hari dengan persyaratan 2/20, n/45. Pada tanggal 5 juni 2012, PT DoMiNo melunasi hutangnya dan memperoleh potongan sebesar 2%. 

Jadi, jurnal yang dibuat berkaitan dengan transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

 Pada tanggal 19 mei 2012, yaitu saat pembelian barang dilakukan:

2. Utang Bank, yaitu utang yang timbul dari transaksi pemberian pinjaman bank kepada perusahaan. Utang bank biasanya mencakup persyaratan pembayaran, jangka waktu pinjaman, dan bunga pinjaman yang dibebankan.

3. Wesel bayar, yaitu utang yang disertai dengan janji tertulis kepada pihak kreditornya untuk membayar sejumlah uang dimasa mendatang dengan jumlah yang telah disepakati beserta bunga yang telah ditentukan.

4. Obligasi, yaitu surat utang yang diterbitkan oleh suatu perusahaan yang berisi kesediaan untuk membayar sejumlah uang dimasa mendatang beserta sejumlah bunga sesuai dengan yang dijanjikan.

5. Utang Dividen, yaitu kewajiban perusahaan kepada para pemegang sahamnya untuk membayar dimasa mendatang dengan berbagai bentuknya, baik kas, surat berharga, maupun saham.

6. Utang Pajak, yaitu kewajiban yan timbul akibat perusahaan belum membayar pajak yang dikenakan sesuai dengan perundangan yang berlaku, seperti pajak pertambahan nilai, pajak penghasilan dan sebagainya.


B. Berdasarkan Jangka Waktu Jatuh Temponya, utang dapat dikelompokkan kedalam kelompok:

1. Utang jangka pendek, yaitu utang yang harus dilunasi dalam tempo 1 tahun. Termasuk dalam kelompok ini adalah hutang usaha, hutang dividen, hutang jangka panjang yang segera jatuh tempo, dan lainnya.

2. Utang jangka panjang, yaitu utang yang jatuh temponya lebih dari satu tahun atau satu periode akuntansi. Jatuh temponya dapat terjadi dalam 1,5 tahun atau 2 tahun atau 5 tahun atau lebih dari itu. Sebagai contoh wesel bayar, obligasi, dan lain sebagainya. Utang jangka panjang biasanya timbul karena adanya kebutuhan dana untuk membeli tambahan aktiva tetap, menaikkan jumlah modal kerja permanen, membeli perusahaan lain, atau mungkin juga untuk melunasi utang-utang yang lain.

METODE PENCATATAN UTANG

    Ada dua metode pencatatan utang, yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure.

1. Voucher Payable Prosedure

     Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam voucher payable procedure, pencatatan utang melalui dua tahap dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.
     Dokumen yang digunakan dalam pencatatan voucher payable procedure adalah : Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Dimana bukti kas keluar ini, mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.

     Seperti halnya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun di bagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang-hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek :

1. Hutang dagang (account Payable), yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata-mata karena atas dasar kepercayaan.

2. Utang wessel (notes payable), yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang di atur dengan undang-undang.

3. Beban-beban yang masih harus dibayar (accrual payable), yaitu beban yang sudah terjadi dan harus di catat, tetapi pada saat menyusun rencana belum di bayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji.

4. Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor kekas Negara.

5. Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan-penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum di serahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : Bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka.

Utang jangka panjang (long term liabilities) adalah hutang yang jatuh tempo pelunasan lebih dari satu tahun. Termasuk kelompok hutang jangka panjang :

1. Hutang obligasi (Bond payable) yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Hutang hipotik (mortage notes payable) yaitu hutang perusahaan yang di jamin dengan benda-benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung dan sebagainya.

2. Account Payable Procedure
    Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa kartu utang yang berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.

Dokumen yang digunakan adalah:
1. Faktur dari pemasok.
2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
3. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas lainnya.

Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:
- Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang.

- Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
3. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
4. informasi dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang.

KARTU UTANG

     Adalah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditur. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi, keterangan, nomor bukti transaksi, keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.

Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang, yaitu:
a. Transaksi pembelian secara kredit
b. Transaksi retur pembelian secara kredit
c. Transaksi pembayaran utang